Ob digital, hybrid oder vor Ort: Soll ein Event in einem Unternehmen stattfinden, ist das mit einem hohen Organisationsaufwand verbunden. Doch mit der Unterstützung von einer Agentur für digitale Events wie Paul events kannst du den Zeitaufwand minimieren. Die Organisation der Einladungen und das Überprüfen, wer an der Veranstaltung teilnimmt, bleibt dennoch in deiner Hand. Keine Sorge, der Aufwand dazu muss nicht hoch und der Ablauf nicht chaotisch sein! Mit einem digitalen Tool zum Teilnehmermanagement behältst du stets den Überblick über die Teilnehmer und Teilnehmerinnen. Hier erfährst du, was hinter der hilfreichen Software steckt und wie sie funktioniert.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
- Bei einer Veranstaltung kommt es zu einem großen Bearbeitungsaufwand rund um die Teilnehmer und Teilnehmerinnen. Wer ist eingeladen? Wer hat zugesagt und abgesagt? Wer isst was? Hier kommt das Teilnehmermanagement ins Spiel.
- Das Teilnehmermanagement über eine Software erleichtert es dir, die Übersicht zu behalten und bietet dir sowie deinen Gästen alle wichtigen Informationen auf einen Blick.
- Das System bietet viele Vorteile und Möglichkeiten. So wird die Zahl der Anmeldungen ebenso erfasst wie alle wichtigen Daten über die Teilnehmer und Teilnehmerinnen. Sogar eine Feedbackrunde ist über die Software möglich.
Was ist das Teilnehmermanagement?
Das Teilnehmermanagement umfasst sämtliche Aufgaben, die mit der Planung und Durchführung der Einladungen sowie Betreuung der Teilnehmer und Teilnehmerinnen zusammenhängen. Das beinhaltet also nicht nur die Überlegung, welche Personen eingeladen werden sollen, sondern auch, welche die Einladung tatsächlich annehmen, wie viele ablehnen, welche Bedürfnisse und Interessen die Gäste haben und zum Abschluss die Feedbackrunde oder ein Dankesschreiben.
Wie funktioniert ein digitales Teilnehmermanagementsystem und wieso ist es sinnvoll?
Zu den meisten Unternehmensevents kommen zahlreiche Teilnehmer und Teilnehmerinnen – und noch sehr viel mehr Einladungen werden versendet. Da ist es schwer, den Überblick zu behalten. Wer hat eine Einladung erhalten? Wer hat zugesagt oder abgesagt? Dank moderner Systeme ist das Problem jedoch schnell behoben. Ein professionelles Teilnehmermanagementsystem unterstützt die Veranstaltenden dabei, die Organisation systematisch durchzuführen. Durch konstante Kommunikation vor, während und nach dem Event mit den Teilnehmenden, kann eine Community aufgebaut werden. Dies hilft nicht nur beim Aufbau treuer Fans Deiner Marke, sondern auch dabei, die Teilnehmerzahl Deiner Events hoch zu halten.
Welche Informationen erhält man mit dem System?
Mit einer Software für das Teilnehmermanagement behältst du die Übersicht über die Anmeldezahlen, Teilnehmerlogistik, Interessen, Erwartungen und Verpflegung. So gelingt die Planung kinderleicht. Schon bei der Registrierung bekommst du wichtige Erkenntnisse zur Erwartungshaltung deiner Gäste. Das Branding aller Bestandteile – von der Einladungsmail hin zur Event-Microsite – schafft eine herausragende Experience aller Berührungspunkte mit deiner Veranstaltung. Zusammengefasst gibt es viele Möglichkeiten und du kannst selbst entscheiden, welche du brauchst und welche nicht. Zum Beispiel:
- Übersicht über Einladungen, Anmeldungen und Absagen
- Teilnehmerfreigabe
- Übersicht über die Agenda, Vortragenden und Ziele für die Teilnehmenden
- Ausstrahlung eines Livestreams und Event-Content
- Reportings und Statistiken
- Zahlungsabwicklung der Teilnahmegebühr
- Lead Management
- Abschließende Feedbackrunde
- Versendung einer Dankesmail
Fazit: Es lohnt sich, digital zu organisieren
Ob du alle Lösungen der Software oder nur einen kleinen Teil benötigst, spielt keine Rolle. Das Teilnehmermanagement wird durch das Programm unterstützt, vereinfacht und digitalisiert, sodass du den Überblick behältst und jederzeit darauf zugreifen kannst. Durch den übersichtlichen Aufbau ist es möglich, selbst große Veranstaltungen kinderleicht zu realisieren. Ein Teilnehmermanagementsystem, das dich bei der Planung begleitet, ist zum Beispiel Paxido. Wir helfen dir gerne weiter, wenn du Fragen dazu hast.